Werken op afstand – 3 tips om het leuk en effectief te maken

Werken op afstand – 3 tips om het leuk en effectief te maken

Werken op afstand- hoe doe je dat leuk en effectief? Onze Leitsager aanpak is gericht op het geven van vertrouwen, veranderen leuk maken en het zo snel mogelijk zelf kunnen. Maar “veranderen leuk maken”… hoe doe je dat wanneer je op afstand werkt? Lees hier onze eigen ervaringen verpakt in 3 tips voor jou.

Tip 1  Besteed bewust aandacht aan “fun”
Voor de meeste reguliere overleggen is ondertussen wel een effectieve vorm gevonden die inhoudelijk goed is. Hoe zorgen we dat het naast de juiste inhoud en voortgang ook leuk blijft en er aandacht is voor teamontwikkeling?

Besteed bewust aandacht aan “fun”, plan er tijd voor in.
Dit kan bijvoorbeeld aan het begin of halverwege een overleg met een korte onderbreking van 1 of 2 minuten.
Wij vinden het raden van foto’s die door de teamleden vooraf zijn ingeleverd (van de inhoud van je koelkast, het huisdier, je hobby…) een leuke onderbreking waarbij je je collega’s ook nog eens beter leert kennen.

Ook zijn wij fan van de check-in ‘on the scale of cats’ of met groente en fruit. Wil je hier sjablonen van ontvangen? Stuur ons dan gerust een mailtje.

Uiteraard kun je ook een apart “fun”moment inplannen zoals een teamchallenge of een digitaal koffie-/ borrelmoment. Wanneer je de organisatie hiervan rouleert blijft het voor iedereen qua organisatiebelasting ook leuk. Een spelletje als black story of een pub-quiz is natuurlijk altijd een succes!
Wij vinden het ook goed werken om een aparte groepsapp te gebruiken voor “fun” en dit niet tussen de zakelijke berichten door te doen. Uiteraard is het handig om hier in het team afspraken over te maken. De chat in MS Team kan ook prima werken.

Tip 2  Miro en Lessonup

Miro (www.miro.com) in een online samenwerkingstool en gebruiken wij voor van alles en nogwat.  Check-ins en evaluaties, brainstormen, value stream mapping, etc. Er zijn vele standaard sjablonen beschikbaar en werkt heel eenvoudig. Wanneer je je aanmeldt voor de gratis versie kun je drie borden maken, dat is om te beginnen echt voldoende.

Lessonup (www.lessonup.com) wordt al jaren door docenten gebruikt. Je kunt een presentatie/ training met video’s etc. en interactieve vragen en quizzen combineren. Ook leuk in combinatie met tip 1. En in een vereenvoudigde vorm is het gratis. Let op: alles wat je in lessonup maakt is ook voor andere gebruikers zichtbaar!

Tip 3  Stel kleine doelen
en gebruik bijvoorbeeld Trello (of de planner in MS Teams) om deze doelen en acties zichtbaar te maken en op te volgen.

Een gezamenlijk doel geeft verbinding en energie. Het herhalen van het doel en het maken van duidelijke afspraken is op afstand nog belangrijker dan bij ‘gewone’ teams. Je spreekt en ziet elkaar nou eenmaal minder en je kunt geen gebruikmaken van visualisaties in een ruimte.
Door de (sub)doelen op te knippen in duidelijke kleine activiteiten en deze activiteiten aan een teamlid toe te kennen met een datum gereed is voor iedereen duidelijk wie waar aan werkt en wanneer verwacht mag worden dat het klaar is.

Trello is hier een heel prettig hulpmiddel voor. Per activiteit maak je een kaartje aan die je in een lijst hangt. Bijvoorbeeld een lijst “te doen”, “onderhanden” en “gereed”, zoals een kanbanbord. Het helpt om acties klein te houden om de kans op succes te vergroten. Je sleept de kaartjes met acties eenvoudig van de ene lijst naar de andere.
Wij werken al jaren met Trello om onze eigen acties bij te houden en de voortgang van onze doelstellingen te volgen. Wist je dat wanneer je een ? feesticoontje aan je lijst “gereed” toevoegt je iedere keer een klein confettifeestje krijgt wanneer je een kaart naar “gereed” sleept? Extra leuk!!

Voor al deze tips geldt, heb je vragen, heb je hulp nodig of wil je graag meer weten? Email ons op info@leitsager.nl

Heel veel succes en plezier